Ein Abopreis pro Nutzer ist noch keine Fünfjahresrechnung. Wer Private Cloud und Software as a Service (SaaS) für ein mittelständisches Unternehmen vergleicht, muss Migration, Betrieb, Sicherung und Arbeitszeit auf beiden Seiten erfassen. Eine selbst betriebene Plattform braucht Hardware und Betreuung. Ein SaaS-Dienst braucht ebenfalls Verwaltung, Datenmigration, eine geprüfte Wiederherstellungsstrategie und vertragliche Klärung. Erst bei einer festgelegten Aufgabe ergeben Zahlen einen brauchbaren Vergleich.
Der veröffentlichte DAXS-Überblick zu Cloud, On-Premises und Hybrid erklärt die Betriebsmodelle. Hier geht es um die nachrechenbare Kostenfrage für 20, 50 und 100 Personen. Private Cloud meint eine Umgebung zur exklusiven Nutzung durch eine Organisation; sie kann laut NIST im eigenen Haus oder bei einem Dienstleister betrieben werden. SaaS bezeichnet die Nutzung einer bereitgestellten Anwendung. Die Begriffe allein sagen nichts über gleiche Funktionen, gleiche Haftung oder gleiche Verfügbarkeit.
Erst den gemeinsamen Leistungsumfang festlegen
Das fiktive Unternehmen benötigt Dateisynchronisation, interne und externe Freigaben, Versionsverlauf, gemeinsames Bearbeiten einfacher Textdokumente, rollenbasierte Zugriffe und eine dokumentierte Wiederherstellung. Je Person werden dieselben Speicher- und Nutzungsannahmen angesetzt; ein Wachstum der Datenmenge wird später separat geprüft. Der private Weg enthält eine selbst betriebene Kollaborationsplattform samt Dokumentendienst auf dedizierter Hardware in einem Rechenzentrum. Der SaaS-Weg enthält ein hypothetisches Abonnement mit den genannten Mindestfunktionen. Beide Wege enthalten getrennte Backup-Kosten und zwei Restore-Übungen pro Jahr.
Diese Festlegung ist keine Behauptung, dass konkrete Produkte funktionsgleich sind. Vor einer Entscheidung müssen im Test beispielsweise gleichzeitiges Bearbeiten, Dateiformate, Gastzugriff, mobile Nutzung, Identitätsanbindung, Protokollierung, Barrierefreiheit und Export geprüft werden. Scheitert eine Pflichtfunktion, ist die günstigere Zeile in der Tabelle kein passendes Angebot. Für den privaten Weg zeigt etwa die Nextcloud-Dokumentation, dass neben Daten und Konfiguration auch die Datenbank in ein Backup gehört; ein Dokumentendienst verlangt eine eigene Integration und Konfiguration. Die konkrete Produktauswahl und deren Lizenzbedingungen sind in diesem fiktiven Modell offen.
Alle Annahmen offen auf den Tisch
Alle Beträge sind frei gewählte, gerundete Rechenannahmen in Euro netto, keine Anbieterpreise, kein DAXS-Angebot und keine Prognose. Der interne Vollkostensatz beträgt 80 € je Stunde. Preise und Löhne bleiben im Modell über fünf Jahre konstant; Inflation, Steuern, Finanzierung, Restwert, Hardwaretausch nach Jahr fünf und Mehrverbrauch durch Datenwachstum sind nicht enthalten. Die Hardware wird am Anfang bezahlt und über den betrachteten Zeitraum genutzt. Ein zweiter Standort oder ein Hochverfügbarkeitsversprechen ist in keinem Weg eingepreist.
| Kostenblock | SaaS | Private Cloud |
|---|---|---|
| Einmalige Migration | 30 Stunden Grundaufbau × 80 € plus 1,5 Stunden je Person × 80 € | 60 Stunden Plattformaufbau × 80 € plus dieselben 1,5 Stunden je Person × 80 € |
| Hardware zu Beginn | 0 € beim Kunden | 20 / 50 / 100 Personen: 6.000 / 9.000 / 14.000 € |
| Abo oder nutzerbezogene Lizenz | 15 € je Person und Monat | 3 € je Person und Monat für angenommene Software-/Supportrechte |
| Sicherung | 3 € je Person und Monat zusätzlich | Offsite-Speicher 80 / 140 / 250 € pro Monat |
| Laufender Betrieb | 2 / 3 / 5 Stunden Verwaltung pro Monat × 80 € | 6 / 8 / 12 Stunden Verwaltung pro Monat × 80 € |
| Restore-Übungen | 2 × 8 Stunden pro Jahr × 80 € | 2 × 8 / 8 / 12 Stunden pro Jahr × 80 € |
| Weitere private Betriebskosten | Im angenommenen Abo enthalten; Netzanschluss des Unternehmens in beiden Wegen ausgenommen | Housing 180 / 180 / 300 €, Strom 120 / 180 / 280 €, Standortnetz 100 / 100 / 150 €, Plattform-Support 80 / 120 / 180 € und Wartungsreserve 100 / 120 / 180 € pro Monat |
Die Zahlen nach Schrägstrich stehen stets für 20 / 50 / 100 Personen. Die private Wartungsreserve ist ein Budget für Ersatz und kleinere Reparaturen, keine garantierte Herstellerdeckung. Beim SaaS-Weg sind Hosting, Rechenzentrumsstrom und Plattformhardware im angenommenen Abo enthalten und werden deshalb nicht noch einmal als eigene Kundenrechnung angesetzt. Der gemeinsame Internetanschluss und die Endgeräte bleiben auf beiden Seiten außerhalb der Rechnung. Im wirklichen Angebot muss geklärt werden, was das Abo, die Sicherung, der Support und der Export tatsächlich enthalten.
Das Ergebnis für drei und fünf Jahre
Die Formel lautet in jedem Feld: Gesamtkosten = einmaliger Aufbau + Jahreskosten × Anzahl Jahre. Beim SaaS-Weg sind die Jahreskosten 12 × Nutzer × (15 € Abo + 3 € Backup) + 12 × Verwaltungsstunden pro Monat × 80 € + 2 × 8 Stunden Restore-Übung × 80 €. Bei der privaten Umgebung kommen zur anfänglichen Hardware 4.800 € Plattformaufbau und 120 € Migration je Person. Die jährlichen Kosten bestehen aus zwölf Monaten Housing, Strom, Standortnetz, Offsite-Backup, Support und Wartungsreserve; hinzu kommen nutzerbezogene Lizenz, Verwaltungszeit und Restore-Übungen.
| Personen / Weg | Einmalig | Jährlich | 3 Jahre | 5 Jahre |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4.800 € | 7.520 € | 27.360 € | 42.400 € |
| 20 · Private Cloud | 13.200 € | 15.680 € | 60.240 € | 91.600 € |
| 50 · SaaS | 8.400 € | 14.960 € | 53.280 € | 83.200 € |
| 50 · Private Cloud | 19.800 € | 20.840 € | 82.320 € | 124.000 € |
| 100 · SaaS | 14.400 € | 27.680 € | 97.440 € | 152.800 € |
| 100 · Private Cloud | 30.800 € | 33.120 € | 130.160 € | 196.400 € |
Zur Probe die mittlere Zeile: 50 SaaS-Nutzer kosten einmalig 2.400 € Grundaufbau + 50 × 120 € Migration = 8.400 €. Im Jahr fallen 50 × 18 € × 12 = 10.800 € für Abo und Backup, 3 × 12 × 80 = 2.880 € Verwaltung und 2 × 8 × 80 = 1.280 € für Übungen an. Das ergibt 14.960 € im Jahr und 8.400 + 5 × 14.960 = 83.200 € über fünf Jahre. Bei der privaten 50er-Umgebung ergibt sich 9.000 + 4.800 + 6.000 = 19.800 € zu Beginn. Die jährlichen Blöcke summieren sich auf 20.840 € und ergeben 124.000 € über fünf Jahre.
Welche Änderung kippt das Bild?
Steigt nur das angenommene SaaS-Abo um 5 € je Person und Monat, wachsen die Fünfjahreskosten um 6.000 € bei 20, 15.000 € bei 50 und 30.000 € bei 100 Personen. Für 100 Personen läge der Modellwert dann bei 182.800 € statt 152.800 €. Die private 100er-Variante bleibt unter den konstanten Annahmen bei 196.400 €. Erst ein zusätzlicher SaaS-Anstieg von rechnerisch rund 7,27 € je Person und Monat über die ganzen fünf Jahre würde die beiden 100er-Zahlen angleichen; dies ist ein Schwellenwert der Beispielarithmetik, keine Preisprognose. Ebenso würden zusätzliche Hardware, ein zweiter Standort, höhere Stromkosten oder mehr Betriebsstunden den privaten Weg verändern. Datenwachstum kann auf beiden Wegen Zusatzkosten auslösen.
Wer Angebote einholt, sollte dieselbe Prüfliste mitsenden: Anzahl aktiver und externer Nutzer, Speicher und jährliches Wachstum, gewünschte Office-Formate, Anforderungen an Versionierung und Berechtigungen, Wiederherstellungsziel, Datenexport, Supportfenster, Verfügbarkeit und Verantwortlichkeiten. Besonders beim Backup genügt kein Häkchen „inklusive“: Es muss klar sein, welche Daten in welcher Frist in eine unabhängige Umgebung zurückkommen und wer die Übung tatsächlich durchführt. Die betriebliche Verantwortung verschwindet mit dem Abo nicht; sie verschiebt sich.
Für eine echte Entscheidung kann DAXS den benötigten Funktionsumfang aufnehmen, beide Angebote auf denselben Nenner bringen und die Annahmen mit Messwerten und Verträgen ersetzen. Kontakt zu DAXS.
Quellen: NIST SP 800-145: Definition der Cloud- und Servicemodelle · AWS Well-Architected: Vollkosten einschließlich Betrieb und Verwaltung betrachten · Nextcloud: Bestandteile einer vollständigen Sicherung · Nextcloud: Konfiguration des Dokumentendienstes.